Basecamp est un outil collaboratif de gestion projet, sécurisé et privé, accessible depuis un simple navigateur web ou bien via l'une des applications disponibles sous PC Windows et Mac, et sur mobile et tablette Android et iOS.
Nous pouvons ainsi centraliser tous les documents échangés, garder un œil sur les dates-clés des différents projets, suivre et réagir aux différents sujets de discussion, réceptionner et contrôler chaque fichier livrable etc.
Vous allez notamment pouvoir :
- rechercher n'importe quel type de document ou message échangé ;
- discuter en direct via la messagerie instantanée ;
- accéder à tous les livrables présents et passés, archivés ou non ;
- être notifié de tout nouvel événement ou document disponible ;
- télécharger ou téléverser n'importe quel type de fichiers (médias images, vidéos et sons, et documents PDF/PPT/DOC/XLS/Google Docs)
- gérer et suivre les révisions de chacun des fichiers mis en ligne ;
- partager un document ou une publication vers des personnes ne disposant pas de compte Basecamp ou Google ;
Adieu donc les multiples emails et les mises en copie intempestives et place à une centralisation des données ; où tout est archivé et daté ; où chaque interlocuteur peut décider d'être notifié ou non; et tout cela dans le respect des nouvelles dispositions RGPD européennes en matière de sécurisation et confidentialisation des données.
Bon à savoir : si vous le souhaitez, vous pouvez continuer d'utiliser votre messagerie email. En effet, Basecamp vous permet de répondre aux notifications email reçus dans votre messagerie ; le message sera alors directement réintégré dans la discussion Basecamp. Basecamp est et reste donc un ami fidèle de votre messagerie :)
Comment créer son compte utilisateur ?
Avant toute chose, nous vous invitons à désigner le ou les personnes qui seront les interlocuteurs habilités à accéder et suivre tous les projets que vous aurez avec Naes. Ceci fait, le processus est simple : chaque utilisateur crée son compte sur Basecamp, puis ces utilisateurs seront ajoutés par Naes sur un projet au nom de votre entreprise.
Pour créer votre compte sur Basecamp, rien de plus simple :
Rendez-vous sur https://basecamp.com/signup ;
Saisissez votre email professionnel ou personnel ou bien utilisez votre compte Google si vous en disposez d'un ;
Suivez les 5 étapes où vous renseignerez le nom de votre société, votre nom (ou pseudo) et votre position, et enfin votre mot de passe. Nous vous recommandons un mot de passe très fort (32 caractères et plus) que vous pouvez générer grace à l'outil d'Avast ;
Envoyez nous un petit message par email pour nous prévenir que c'est fait et nous autoriserons alors votre compte.
Comment se connectez à Basecamp ?
basecamp_signin.png
Naes - Ecran de connexion à Basecamp
Pour vous connecter, suivez ces 4 étapes :
Lancez votre navigateur web favori
Saisissez l'URL suivante : https://launchpad.37signals.com/signin
Saisissez votre email puis votre mot de passe ; ou bien utilisez votre compte Google.
Vous serez alors dirigé vers la page d'accueil de votre compte et nous vous invitons à cliquer sur le projet nommé au nom de votre entreprise dans la section "Teams"
Comment utiliser l'interface
Une fois votre compte créé et votre profil ajouté au projet au nom de votre entreprise, vous serez - vous et toutes les personnes ajoutées à ce projet - en capacité d'interagir tous ensemble avec nous. Vous pouvez d'ailleurs créer d'autres projets pour votre propre utilisation.
basecamp_user-interface-client_2.png
Naes - Page d'accueil de votre projet client
Dans cet exemple fictif d'une société cliente nommée "Arona Corp SAS", vous noterez immédiatement que l'interface de Basecamp est en anglais. Comme vous, nous regrettons que Basecamp ne soit pas traduit en français mais pas de panique cependant car la majeure partie des informations sera en français.
Nous proposons généralement 3 à 4 principales entrées que nous allons détailler ci-après et qui sont :
Nos échanges (message board en anglais)
Dates à retenir (calendar en anglais)
Partage de fichiers (docs & files en anglais)
Projets en cours (project list en anglais)
Zone de notification
Tout en haut de votre écran vous verrez plusieurs liens importants.
Home : vous ramène sur la page d'accueil général de Basecamp. Vous y retrouverez le dossier que vous avez avec nous mais vous pouvez aussi désormais créer d'autres projets pour votre utilisation en interne.
Pings : vous permet de discuter avec n'importe quel utilisateur ajouté dans le projet Basecamp
Hey ! : vous donne une vue immédiate de toutes les publications, demandes en attente, fichiers récemment déposés que vous n'auriez pas encore consulté.
Activity : vous offre une vue de toutes les activités qui ont eu lieu sur Basecamp pour le projet en question que cette activité soit de votre fait ou de celle de Naes.
My stuff : c'est votre menu personnel où vous pouvez retrouver les tâches auxquelles vous vous êtes assigné, les pages, discussions ou documents que vous auriez mis en favori, votre calendrier, vos brouillons, vos activités propres et vos "boosts".
Find : cet outil de recherche extrèmement fiable et puissant vous permet de retrouver n'importe quel élément présent en base de donnée à partir de mots-clés et de filtres.
Nos échanges
Dans nos échanges, vous retrouverez toutes les discussions en cours classifiées par un sympathique pictogramme.
Voici les différents types de message :
Conseil & Suggestion ;
Information de configuration ou paramétrage ;
Annonces diverses ;
Clôture officielle du projet ou d'une recette ;
Livraison d'un document ou fichier convenu contractuellement ;
Question et remarques diverses ;
Urgence à traiter avec vous ;
Validation requise d'un document.
Chaque message s'ouvre sous la forme d’une conversation avec un titre et un corps de texte qui peut être formaté et auquel on peut ajouter facilement des fichiers joints comme des images ou des documents temporaires et liés à la discussion en cours (.DOCX, .PDF, etc).
Attention : aucune gestion de révision possible pour des fichiers attachés dans un message ou un évènement de calendrier. Seul des fichiers chargés dans "partage de fichiers" disposeront de cette fonctionnalité.
Dates à retenir
Ce calendrier est parfaitement adapté à de multiples situations. En effet, tout au long de notre collaboration, nous serons amenés à définir ensemble des grandes dates de chantier, établir des dates de réunions, rappeler des événements importants ou un marronnier, programmer des publications. Vous pouvez aussi l'alimenter en nous y indiquant des dates-clés utiles pour le(s) projet(s) en cours, nous informer de vos dates de congé ou nous rappeler des impératifs commerciaux ou marketing (lancement d'un produit prévu le). De plus, ce calendrier est synchronisable sur Google Calendar, Outlook et iCal !
basecamp_calendar_2.png
Naes - Ecran du calendrier
Chaque entrée dite "event" (évènement) est constituée :
d'une date ou d'un segment de date ;
d'une heure ;
d'un caractère de répétition ou non (très pratique pour des publications régulières dans le cas des réseaux sociaux ou pour des points hebdomadaires projet ;
la liste des personnes à notifier ;
d'un champ pour des notes avec même la possibilité de joindre des documents ;
d'une section permettant la discussion entre intervenants.
Partage de fichiers
Chacun le sait maintenant : une messagerie email n'est plus adaptée à la gestion d'un projet complexe aux multiples intervenants et aux échanges sécurisés de fichiers souvent volumineux. Le courriel ne permet pas de mettre à disposition rapidement une même version d'un fichier à jour, d'en gérer les accès, d'en réaliser des commentaires, etc. C'est pourquoi nous vous mettons à disposition cet outil d'apparence anodine mais extrêmement puissant.
basecamp_filesharing_add.png
Naes - Ecran de partage de fichiers
Cet outil de partage va en effet vous permettre de :
Téléverser un ou plusieurs fichiers ou documents simultanément (cahier des charges, logos ou pictogrammes, plaquettes commerciales, photos illustratives).
Téléverser une nouvelle version d'un fichier ("replace with a new version")
Synchroniser vos fichiers déjà présents sur Google Drive, Dropbox, Box ou OneDrive
Créer directement depuis Basecamp des documents formatés ("start a new doc")
Télécharger la totalité des fichiers d'un dossier sous forme d'archive compressé .ZIP ("download this folder")
Classer et organiser tous les documents et fichiers dans des dossiers et sous-dossiers
Mettre en avant un dossier ou un fichier en en définissant la couleur
Gérer et suivre toutes les révisions d'un document
Partager à des utiliseurs hors Basecamp grâce à la génération de liens publics ("get a public link").
Bon à savoir : Basecamp gère les révisions ! Pour téléverser une nouvelle version, il vous suffit de retourner sur le fichier en question et d'utiliser le lien . Le fichier sera remplacé et il sera possible d'accéder aux précédentes versions (tout est historisé et sauvegardé sur le cloud et sur nos serveurs).
Contrats et projets en cours
L'implémentation de cette fonction débute mais ce service vous permettra de connaitre tous les contrats et bons de commande de projets en cours avec les principales caractéristiques et dates de début et fin de chantier.
Allez plus loin avec Basecamp
Basecamp peut-il s'intégrer sur d'autres systèmes ?
Oui! Et c'est une de ces forces. Rendez vous sur https://basecamp.com/extras pour plus d'information.
Où puis-je télécharger les applications Basecamp ?
Basecamp est une application web responsive accessible et fonctionnelle via un simple navigateur web que ce soit depuis votre ordinateur fixe ou portable de type PC, Mac ou Linux, ou depuis votre tablette ou téléphone mobile sous Windows, Linux, Android ou iOS.
Cependant, vous préférez peut-être les avantages d'une application où vous êtes toujours connecté et avec des notifications intégrées à votre système d'exploitation. Voici les liens vers les 4 applications à ce jour disponible ainsi que les liens vers les modes d'emploi (en anglais) :